Sao lưu dữ liệu Outlook

Sao lưu dữ liệu Outlook

Trong MS Outlook, tất cả dữ liệu Email, Contact, Cadendar, Task,… được lưu trong Outlook Data File (.PST), hay còn gọi là Personal Folder File. Do đó, sao lưu dữ liệu Outlook có thể hiểu là sao lưu file .PST này.

Để sao lưu file .PST, bạn có thể tiến hành theo 1 trong 2 cách:

  1. Sao lưu file .PST trong Windows: Vì mọi dữ liệu Outlook đều được lưu trong file .PST, nên việc sao lưu chỉ đơn giản là copy-paste file này sang một vùng lưu trữ khác.
  2. Sử dụng chức năng Export của Outlook: Đây là chức năng hỗ trợ sẵn trong Outlook. Cho phép bạn sao lưu với nhiều tùy chọn linh hoạt hơn, chẳng hạn chỉ sao lưu một số folder hoặc thậm chí một số email nào đó.

1. Sao lưu file .PST trong Windows

Vị trí file .PST

Trước khi sao lưu file .PST, bạn cần biết file này nằm ở đâu. Tùy theo phiên bản Windows và Outlook mà file .PST nằm ở những thư mục khác nhau. Xem bảng bên dưới để biết đường dẫn mặc định của thư mục chứa file .PST:

Phiên bản Outlook HĐH Windows Đường dẫn thư mục chứa file .PST
Outlook 2003/2007 Windows XP C:\Documents and Settings\%username%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\
Outlook 2003/2007 Windows Vista/7/8 C:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Outlook\
Outlook 2010 Windows XP C:\Documents and Settings\%username%\My Documents\Outlook Files\
Outlook 2010/2013 Windows Vista/7/8 C:\Users\%username%\Documents\Outlook Files\

Bạn cũng có thể xem đường dẫn file .PST ở mục Data Files của chức năng Account Settings. Trong tab Data Files, bạn tìm đến email cần xem ở mục Name/Location, double-click để bật hộp thoại Outlook Data File và xem đường dẫn ở mục Filename, hoặc click vào mục Open File Location để mở thư mục chứa file .PST.

Thao tác mở hộp thoại Account Settings khác nhau tùy theo phiên bản Outlook:

  • Outlook 2003/2007: Trong Outlook, vào Tools > Account Settings
  • Outlook 2010: Trong Outlook, vào File > Info > Account Settings

Sao lưu email trong Outlook - Xem vị trí file .PST

Lưu ý: Đường dẫn trên có thể khác nếu trong quá trình cấu hình Outlook trước đây, bạn lưu file .PST ở một thư mục khác.

Sao lưu file .PST

Sau khi biết được vị trí của file .PST, bạn chỉ việc copy-paste file này sang một vùng lưu trữ khác để tạo bản sao lưu, ví dụ: External HDD, USB, Tape. Vì Outlook không cho copy file .PST khi đang chạy, nên bạn cần tắt Outlook trước khi thực hiện thao tác copy.
Sao lưu email trong Outlook - Copy file .PST

Lưu ý: Để đảm bảo an toàn dữ liệu, bạn nên lưu trữ bản sao lưu .PST trong một thiết bị lưu trữ tách biệt so với máy tính đang chạy. Nếu lưu trữ trong cùng máy tính, có thể sự cố xảy ra làm mất cả file .PST gốc lẫn bản sao lưu.

2. Sử dụng chức năng Export của Outlook

Để sao lưu file .PST bằng chức năng Export, bạn tiến hành theo các bước sau:

  1. Trong Outlook, click File, chọn Options.
    Sao lưu email trong Outlook - Export file .PST - Bước 1
  2. Chọn Advanced. Tìm đến mục Export và click nút Export.Sao lưu email trong Outlook - Export file .PST - Bước 2
  3. Chọn chức năng Export to a file. Click Next.
    Sao lưu email trong Outlook - Export file .PST - Bước 3
  4. Chọn Outlook Data File (.pst). Click Next.
    Sao lưu email trong Outlook - Export file .PST - Bước 4
  5. Chọn folder dữ liệu cần export. Để export tất cả các subfolder có trong folder đó, bạn click chọn Include subfolders. Click Next.
    Sao lưu email trong Outlook - Export file .PST - Bước 5
  6. Đặt tên và chỉ định đường dẫn file export. Click Browse nếu cần thay đổi.
    Sao lưu email trong Outlook - Export file .PST - Bước 6
    Nếu trước đó bạn đã export file .PST với cùng tên file, Outlook có 3 tùy chọn để xử lý những dữ liệu trùng lặp như sau:

    • Replace duplicates with items exported: Dữ liệu đang có trong file .PST sẽ bị ghi đè bởi dữ liệu mới được export ra.
    • Allow duplicate items to be created: Dữ liệu đang có sẽ không bị ghi đè bởi dữ liệu mới. Thay vào đó dữ liệu sẽ được ghi thêm vào file.
    • Do not export duplicate items: Không export các dữ liệu trùng lặp đang có trong file.

    Bạn nên chọn Replace duplicates with items exported hoặc Do not export duplicate items.

  7. Click Finish. Trước khi tiến hành export, Outlook yêu cầu bạn nhập mật khẩu để bảo mật file .PST (mật khẩu này không bắt buộc). Click OK để bắt đầu export.
    Sao lưu email trong Outlook - Export file .PST - Kết thúc